لحظه‌ای که تصمیم به سازماندهی و برگذاري یک ايونت می‌گیرید، وارد چرخه مدیریت ايونت شده که می‌تواند به پنج مرحله تقسیم شود:

  • برنامه‌ریزی ايونت: تبديل ایده به برنامه‌اي عملی.
  • سازماندهی ايونت: از پلن عملیاتی تا اجرا.
  • تبلیغ ايونت: گسترش خبر و فروش بلیط.
  • میزباني ايونت: اطمینان حاصل کردن از اجراي صحيح برنامه.
  • پس از ايونت: از تيم و پیگیری‌های انجام شده تشكر كنيد!

این چند مرحله، یک “چرخه” نامیده می‌شوند زيرا شما برای شروع برنامه‌ریزی ايونت بعدی خود، از یافته‌های خود در اين ايونت استفاده خواهيد كرد.

برنامه‌ريزي اوليه يك ايونت، به طور خلاصه شامل موارد ضروری و پاسخ به سوالات كليدي زير مي‌باشد:

هدف ما چیست؟

این سوال به شما ديد روشنی برای مراحل آینده می‌دهد و به شما در اولویت‌بندی، کمک می‌کند.

مخاطب هدف کیست؟

این سوال روی استراتژی ارتباطی شما، کانال‌های مورد استفاده، لحن صدای شما و … تأثیر می‌گذارد.

چگونه ايونت را اجرا مي‌كنيم؟

آیا تیم دارید یا اینکه کارها را به تنهایی انجام می‌دهید؟ چه مواردی موردنياز است؟

شما باید با یک برنامه عملی محکم و با اطمينان از اقدامات بعدی، از این مرحله خارج شوید.

10 مرحله ضروري براي برگذاري ايونت

نیاز به الهام درمورد ايونت دارید؟

بهترین راه برای بیرون آمدن از حباب خود و یافتن تعداد زیادی ایده تازه، درخواست مستقيم از مخاطبين ايونت است. خوشبختانه اینترنت این کار را فوق العاده آسان كرده است. این رویکرد در فیس بوک‌، توییتر، اينستاگرام و… به خوبی کار می‌کند.

هدف را روی کاغذ بیاورید

هنگامی که از موضوع ايونت مطمئن شديد، یک جمله که هدف آن را توصیف کند بنويسيد. به عنوان مثال:

“من [نام ايونت] را مديريت می‌کنم زیرا [دلیل]”

سپس ویرایش آن را ادامه دهید تا اين جمله انگیزه واقعی شما را تداعي كند. در حالت ایده آل، این جمله باید موضوعی باشد که شما واقعاً به آن علاقه دارید.

 

میهمان “ایده آل” مد نظر خود را تصور كنيد.

مهمان ايونت شما كيست؟ او چه کاری انجام می‌دهد و چرا در اين ايونت شرکت می‌کند؟ دانستن اینکه چه کسی به رویداد شما می‌آيد، نکته کلیدی در تعيين هدف شما و جلب توجه افراد بیشتر، است.

یک فرد معمولی که در ايونت شما شرکت می‌کند را تصویر کنید. آن‌ها را نامگذاري كنيد به طوري که نشان‌دهنده شخصیت آن‌ها باشد. سن، جنسيت، انگیزه‌ها، ویژگی‌های اصلی و یک بیوگرافی کوتاه درمورد آن‌ها بنویسید. اين دسته بندي كردن باعث مي‌شود كه فضاي ايونت خود را بهتر طراحي كرده و برنامه‌اي همخوان با تيپ شخصيتي اكثريت مهمانان ايونت، داشته باشيد.

چهره‌پردازي و “زندگي” دادن به ميهمانان، به شما ياداوري مي‌كند كه برای افرادی واقعی با امید و انتظار واقعی این رویداد را ترتیب می‌دهید.

اين تصور شخصیت می‌تواند به همان اندازه که دوست دارید دقیق یا ساده باشد.

برای اطلاعات بیشتر درباره مارکتینگ خدمات، روی مقاله نکات و تاکتیک‌های بازاریابی خدمات در سال ۲۰۲۱ (قسمت اول) کلیک کنید!

 

هشتگ بي‌نقصي براي ايونت پیدا کنید.

یک هشتگ عالی، جوهر رویداد شماست و به روشی کوتاه و گیرا، آن را به تصویر می‌کشد. این ابزار به شما کمک می‌کند هنگام برنامه‌ریزی، اخبار رویداد خود را دنبال کنید و به مهمانان خود درمورد ايونت اطلاع رساني كنيد.

ابزار پیاده سازی

کاری که انجام می دهد این است که جمله ای را که تایپ می کنید – نام رویداد یا شعار یا عبارت واضح شما – به چند قالب هشتگ مختلف تبدیل می کند. دقیقاً علم موشک نیست. اما همچنین توییتر را برای هرگونه ذکر فعلی هشتگ اسکن می کند تا اطمینان حاصل کند که چیزی را که قبلاً استفاده کرده اید پیدا نمی کنید. شما نمی خواهید برای جلب توجه با سایر رویدادها و فعالیت ها رقابت کنید.

 

ليستي از مکان‌هاي موردنظر را انتخاب کنید.

اگرچه هنوز لازم نیست مکان ايونت مستقر شوید؛ اما زمان خوبی برای تهیه لیستي کوتاه از مكان‌هاي مناسب ايونت، است.

صفحه گسترده‌اي از انتخاب‌هاي خود را در Excel يا Google Sheets ايجاد كرده و تمام مکان‌هایي را که فکر می‌کنید مناسب ايونت هستند را یادداشت کنید. سپس، برای کمک به کاهش لیست، شرايط زیر را برای هر یک از آن‌ها اضافه کنید:

هزینه. هزینه محل برگزاری آن چقدر است؟ برای هر سرویس اضافی احتمالی که ممکن است نیاز داشته باشید، چه هزينه اي اعمال مي‌شود؟

محل. بايد پیدا کردن و رسیدن به مكان برگزاری برای شرکت‌کنندگان آسان باشد. آیا مجریان و ارائه‌دهندگان خدمات پذيرايي می‌توانند بدون دردسر به آنجا بروند؟

خدمات. برخی از مکان‌ها خدمات بار یا پذیرایی خود را ارائه می‌دهند. آیا از این مزیت استفاده مي‌کنید؟ اگر رویداد شما شامل اجرای موسیقی یا نمایش است، آیا تجهیزات صوتی وجود دارد؟ گزینه‌های بیمه و پارکینگ چطور؟

ظرفیت. انتظار چه تعداد میهمان دارید؟ حداکثر ظرفیت محل برگزاری و هرگونه محدودیت را بررسی کنید.

 

بودجه موردنياز را پيشبيني كنيد

بودجه موردنياز را پيشبيني كنيد

داشتن بودجه برای اولویت‌بندی هزینه‌های شما، تعیین میزان سرمایه‌گذاری در تبلیغات و تصمیم‌گیری در مورد هزینه بلیط ضروری است.

با موضوعات زیر شروع کنید:

آيتم: هزینه مشخص
توضیحات: چند جزئیات بیشتر در مورد هزینه
فروشنده: ارائه دهنده کالا یا خدمات.
هزینه تخمینی: پيشبيني شما از هزينه.
هزینه واقعی: هنگامی که به قیمت نهایی رسیدید، براي بررسي مسير خود آن را با هزينه تخميني مقايسه مي‌كنيد.
بعداً می‌توانید زمینه‌های اضافه‌اي را برای یادداشت‌ها و سایر جزئیات اضافه کنید، اما اکنون همين مقدار كافيست.

شاید سخت ترین قسمت به خاطر سپردن هر هزینه باشد. در حالی که لیست نهایی به رویداد شما بستگی دارد، ما در اینجا چند مورد معمول برای نمونه قرار داده‌ايم:

  • پذیرایی
  • لوازم تزئینی
  • تجهیزات
  • سرگرمی
  • بیمه
  • بازاریابی
  • حمل و نقل
  • محل

ما همچنین بودجه‎‌ای اضافه برای هزینه‌‎های غیرمنتظره توصیه می‌کنیم تا بعداً تحت فشار قرار نگيريد. اکنون شما نمای کاملی از بودجه خود و مرجعی برای اقدامات برنامه ریزی آینده دارید.

 

تعیین تاریخ برگذاری ایونت

این موضوع به شما کمک می‌کند تا زمان‌های تعیین شده برای فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده را تعیین کنید و برای شما یک دد لاين ایجاد می‌کند.

هرچه زودتر برنامه‌ریزی ايونت خود را زودتر شروع کنید، شانس بیشتری برای به دست آوردن مکان مورد نظر خود و بیشترین استفاده از تبلیغات رویداد دارید.

مواردی که باید هنگام انتخاب تاریخ رویداد در نظر بگیرید:

ايونت شما نبايد در تعطیلات بزرگ باشد؛ مگر اینکه موضوع ايونت با موضوع تعطیلات يكسان باشد. وقایع دیگر برای رویدادهای احتمالي ديگر جستجو کنید. آیا جشنواره‌ای وجود دارد که میهمانان احتمالی شما به جای رویداد شما در آن شرکت کنند؟ آیا مسابقات بزرگی در منطقه ممكن است که دسترسی به مکان مورد نظر شما را مسدود کند؟
هنگامی که تاریخی را انتخاب کردید ، آن را به وضوح در تقویم خود علامت‌گذاری کنید. در نظر داشته باشید که آن را چاپ کرده و در کنار اين جمله انگیزشی آویزان کنید: ايونت شما واقعاً اتفاق خواهد افتاد!

 

روز رویداد خود را تجسم کنید

روز عالی را به تصویر بکشید که در آن همه چیز بدون دردسر انجام میشود. به نوعی گشت‌و‌گذار ذهنی درباره چگونگی آن روز انجام دهید. دستور کار چیست؟ جو چگونه خواهد بود؟ آیا نمایش‌ها، سخنرانی‌ها، فعالیت‌های سرگرم کننده، غذاها و نوشیدنی به خوبي ارائه مي‌شوند؟

یک جدول زمانی رویداد سطح بالا را با نکات برجسته روز را روی یک قطعه کاغذ بنویسید. به عنوان مثال:

7:00 خدمه پذیرایی می‌رسند.
8:00 میزها آماده شده‌اند.
8:30 مجري روی صحنه می رود.
9:00 درها باز می‌شوند.
… و غیره
جزئیات ریزه‌کاری اکنون خیلی مهم نیستند. شما به احتمال زیاد این طرح را بارها تغییر خواهید داد؛ زیرا بعضی چیزها اضافه مي‌شوند در حالی که برخی دیگر حذف مي‌شوند. نکته در اینجا این است که به ايونت خود با تصور آن، واقعیت ببخشید.

 

تیم خود را جمع کنید

تیم خود را جمع کنید

اکنون لیست کوتاه مکان، بودجه و برنامه‌ریزی تقریبی برای روز را در اختیار دارید، این سوال مهم مطرح می‌شود كه: چه کسی به شما در اجراي اين ايونت کمک می‌کند؟

برخی از شما ممکن است به تنهايي عمل كنيد. دیگران می‌خواهند یک تیم اصلی متشکل از افرادی باشند که به آن‌ها در سازماندهی و میزبانی ايونت کمک می‌کنند.

شروع به نامگذاري فعالیت‌های مختلفی که قبلاً یادداشت کرده‌اید، کنید. چه کسی مسئول مذاکره با محل برگزاری خواهد بود؟ چه کسی مسئول غذا است؟ در روز رویداد، چه کسی درب‌ها را کنترل می‌کند و بلیط‌ها را چك می‌کند؟

همانطور که اشاره کردیم، در مکان‌هاي ايونت، غالباً پذیرایی و پرسنل دیگری برای کمک به اجراي ايونت شما در دسترس هستند. این موضوع می‌تواند یک مزیت باشد زيرا آن‌ها از زیر و بم مکان اطلاع داشته و به میزبانی انواع رویدادها عادت دارند.

گزینه عالی دیگر داوطلباني هستند كه به سخنرانان اصلی رویداد شما یا گروه اجرایی علاقه‌مند هستند و اغلب خوشحال می‌شوند که در ازای (مثلا) بلیط‌های رایگان، به شما کمک کنند.

شناخت قبلی تیم و کارمندان رویداد، باعث می‌شود بقیه مراحل به مراتب روانتر انجام شود.

 

یک چک لیست برنامه‌ریزی گام به گام ايونت تهيه كنيد.

اکنون زمان سازماندهی و آماده شدن برای مرحله بعدی فرا رسیده است.

نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست. شما اولین نفری نیستید که یک رویداد را برنامه‌ریزی کنید. لیست بی‌شماری را پیدا خواهید کرد که در مراحل مهم برنامه‌ریزی و مدیریت رویداد، شما را راهنمایی می‌کنند.

فقط 10-15 دقیقه نياز است تا تمام موارد چک لیست را جستجو کنید و بفهمید که آن‌ها چگونه برای ایونت شما اعمال می‌شوند. اگر تیمی کار می‌کنید، همه افراد را جمع کنید تا چک لیست را مرور کنند. سایر موارد مرتبط را اضافه کنید و مواردی را که نیازی ندارید حذف کنید.