دفتر کار مجازی ، چندین سال است که در نقاط مختلف دنیا برای رشد و تسهیل کارهای کسب و کارهای کوچک و متوسط به وجود آمده است که در کشورمان ایران نیز طرفداران زیادی را پیدا کرده است؛ اما دفتر کار مجازی چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟

یک دفتر مجازی بدون پرداخت هزینه اجاره طولانی مدت و کارمندان اداری و آدرس فیزیکی، خدمات مرتبط با دفتر را به کسب و کار ارائه می‌دهد. با داشتن یک دفتر کار مجازی، کارمندان می‌توانند از هرجایی کار کنند اما چیزهایی مانند آدرس پستی، خدمات پاسخگویی تلفنی، اتاق جلسات و کنفرانس ویدیویی را هم داشته باشند.

دفتر کار مجازی چگونه کار می‌کند

دفتر کار مجازی چگونه کار می‌کند

دفتر کار مجازی به عنوان یک واحد برای خدمات رسانی به مشتریان فعالیت می‌کند؛ اما در یک مکان ثابت وجود ندارد. این نوع دفاتر به خصوص در بین شرکت‌های نوپا و مشاغل کوچکی که می خواهند هزینه‌های اضافی را به حداقل برسانند بسیار محبوب است. ایجاد نرم افزار و خدمات بهره وری دفتری تحت وب، مانند کنفرانس ویدیویی، به رشد دفاتر مجازی کمک کرده است.

نکات کلیدی مقاله

  • دفتر کار مجازی شرکتی است که به عنوان یک واحد فعالیت کرده و دارای یک آدرس پستی فیزیکی است، اما در یک مکان خاص وجود ندارد.
  • توسعه ابزارهایی مانند کنفرانس ویدیویی و خدمات پیام رسانی منجر به افزایش استفاده از دفتر مجازی شده است.
  • هزینه‌های اداره یک دفتر مجازی بسیار کمتر از یک دفتر سنتی است و به همین دلیل این نوع راه اندازی در بین کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها رواج دارد.
  • داشتن یک دفتر مجازی ، بستر را برای استخدام کارمندان جدید به طور گسترده‌تری فراهم می‌کند.
  • در حالی که برای کسب و کارها دفتر مجازی نسبت به دفاتر فیزیکی، گزینه‌ی کم هزینه‌تری است، در عین حال ممکن است دسترسی به برخی از خدمات، مانند پاسخگویی تلفنی و کنفرانس ویدیویی، محدود باشد.

یک دفتر کار مجازی همچنین می‌تواند منجر به بهره وری بیشتر شود؛ زیرا خدمات آن، کارگران را از انجام کارهای اداری و همچنین رفت و آمد، آزاد می‌کند. هر کارمند می‌تواند از محلی که برای او راحت‌تر بوده، کار کند و کسب وکار فقط به استخدام کارمندانی که در یک محل خاص، زندگی می‌کنند، محدود نمی شود.

هرچه افراد، راهی برای دورکاری پیدا می‌کنند، مزایای یک دفتر کار مجازی بیش از پیش نمود می‌کند. با این حال، همه چیز به همین آسانی به نظر نمی‌رسد.

دفتر کار مجازی چه امکاناتی را ارائه می‌دهد؟

این دفاتر مجازی، کسب و کارها را قادر می سازند تا به موارد زیر دست یابند:

یک آدرس پستی تجاری

این کمک می‌کند تا کسب و کارها در صورت استفاده از آدرس واقعی خود کمی معتبرتر به نظر برسند.

مسئول پذیرش

اگر در حال تنظیم جلساتی در داخل و اطراف دفتر مجازی خود هستید، این گزینه به شما کمک می‌کند که آن دفتر مجازی برای مشتریان و همکاران تجاری شما کمی کمتر مجازی به نظر برسد.

سرویس باز کردن و اسکن نامه

اگر نامه شما به آدرسی ارسال می‌شود که شما آن‌جا حضور ندارید، این سرویس می‌تواند تمام موارد ارسالی را اسکن کرده و از طریق ایمیل برای شما ارسال کند.

اتاق‌های ملاقات

ممکن است شما به یک میز جلسه به صورت “تمام وقت” دسترسی نداشته باشید، اما حداقل می‌توانید جلسات را در این مکان‌ها نیز ترتیب دهید.

پاسخگویی تلفنی و خدمات پیام صوتی

این سرویس به شما کمک می‌کند تماس‌های ورودی خود را مدیریت کنید و این بدان معنی است که شما مجبور نیستید تلفن همراه شخصی خود را به مشتریان ارائه دهید، در عوض از یک شماره ثابت استفاده کنید تا اعتبار کارتان حفظ شود.

این‌ها تنها برخی از خدمات ارائه شده توسط ارائه دهندگان دفتر مجازی است.

مزایا و معایب یک دفتر  کار مجازی

جذابیت یک دفتر مجازی برای کاربران دو برابر است. اول اینکه هزینه ماهانه یک دفتر مجازی بسیار کمتر از یک دفتر سنتی است. به هر حال، هیچ کدام از هزینه های نگهداری را نداشته و همچنین نیازی به نیروی انسانی ندارد.

دفتر کار مجازی همچنین می‌تواند از طریق یک اجاره نامه ماهانه، هر ماه تمدید شود؛ بنابراین در صورت تغییر شغل کاربر، انعطاف پذیری بیشتری وجود دارد (بدون انتظار برای انقضا مدت اجاره یا متحمل شدن هزینه اجاره نامه فسخ شده).

هزینه‌های استفاده از دفتر کار مجازی می‌تواند از زیر ۱۰۰ هزار تومان تا بیش از ۱ میلیون تومان در ماه متغیر باشد. هرچه سرویس‌های بیشتری به آن اضافه شوند، گران‌تر خواهند بود.

دوم، یک دفتر کار مجازی می‌تواند آدرس پستی، پاسخگویی تلفنی و خدمات کنفرانس ویدیویی را ارائه دهد. بنابراین، یک کسب و کار کوچک می تواند بزرگ‌تر از آنچه که در واقع هست به نظر برسد.

همچنین می‌تواند یک آدرس فیزیکی (یا چندین آدرس) برای دیدار کاربران با مشتریان فراهم کند. گاهی اوقات، آدرس می‌تواند به دفتر مجازی اعتبار بدهد، مثلاً اگر آدرس مکان یا خیابان شناخته شده‌ای باشد. یک سرویس پاسخگویی تلفنی حرفه‌ای نیز می‌تواند همین تأثیر را داشته باشد.

برخی از خدماتی که یک دفتر کار مجازی ارائه می‌دهد برای استفاده نیاز به برنامه ریزی قبلی دارد. به عنوان مثال، بسیاری از بسته‌ها با استفاده محدود از اتاق‌های کنفرانس یا خدمات کنفرانس از راه دور و کنفرانس ویدیویی محدود ارائه می‌شوند.

دفاتر مجازی همچنین ممکن است در شب‌ها و آخر هفته دسترسی محدود داشته باشند. کاربران ممکن است عدم انعطاف پذیری را ناخوشایند بدانند و احساس نارضایتی داشته باشند. همچنین ممکن است عوامل حواس پرتی ناشی از کار در خانه وجود داشته باشد و بنابراین برخی از کارکنان ممکن است هنگام کار در یک محیط اداری مجازی به اندازه یک محیط واقعی فیزیکی، تولید مفیدی نداشته باشند.

چگونه می‌توان از کارکنان مجازی در کسب وکار خود استفاده کرد؟

اگر تصمیم گرفتید که در شلوغی مرکز شهری مانند تهران (یا هر شهر دیگری) باشید، می‌توانید ترکیبی از تیم درجا و کارکنان مجازی را در همه جای جهان داشته باشد.

به یاد داشته باشید که دیگر نیازی به اجاره دفتر شخصی یا امضای اجاره نامه بلند مدت ندارید (حتی اگر این موارد منفعت خاص خود را داشته باشند). درعوض می‌توانید فضاهای کار اشتراکی را برای کار خود انتخاب کنید و در کنار آن از دفتر کار مجازی هم بهره ببرید.

فضای مورد نیاز خود را اجاره کنید. آن دسته از کارکنان ضروری تیم که کارهای فنی بیشتری انجام می‌دهند و به همکاری تیمی و پروژه‌ای مداوم نیاز دارند را آن‌جا مشغول به کار کنید. این به شما کمک می کند فرهنگ و اخلاق تیمی ایجاد کنید که باعث شود نوآوری و خلاقیت با سرعت بیشتری جریان یابد.

برای آن دسته از کارهایی که کمتر تکنیکی هستند (شاید کمی با تکرار بیشتر) برخی از کارکنان را با استفاده از پلتفرمی مانند Upwork استخدام کنید. شما می‌توانید آن‌ها را با استفاده از پلتفرم‌های همکاری از راه دور (Skype ، Google Hangouts و Slack و غیره) اداره کنید.

افراد باید احساس کنند که بخش مهمی از تیم شما هستند، الهام بخششان باشید و آن‌ها را به خوبی رهبری کنید.

نتیجه گیری

امروزه و با همه گیری ویروس کرونا، دورکاری و انجام دادن وظایف کاری از راه دور، یعنی از خانه به جای حضور در محل کار، بسیار رو به افزایش است؛ این کار مزایا و معایبی بسیاری دارد که از جمله مزایای می‌توان به کم‌تر شدن هزینه‌ها و کاهش ترافیک در سطح شهر و نیز جلوگیری از شیوع بیشتر این ویروس اشاره کرد.

از معایب آن نیز می‌توان به عدم کار تیمی و طوفان‌های فکری برای خلق ایده اشاره داشت.

برای دورکاری یکی از گزینه‌هایی که وجود دارد، دفتر کار مجازی است؛ از جمله امکاناتی که دفتر‌های مجازی به شما می‌دهد، خط تلفن و منشی تلفنی و امکان برقراری ویدئو کنفرانس است.

منیع: investopedia